スプレッドシート管理はもう限界です|介護施設の営業を「根拠ある数字」で動かす方法【大阪の介護コンサル】
この記事でわかること
▶ 営業しても稼働率が上がらない4つの理由
▶ スプレッドシート・Excel管理が限界を迎える理由
▶ 専属SEによる事業所ごとのカスタマイズ設計
▶ 導入3ヵ月で増加率100%超えを実現した実績データ
▶ 導入費用と、月額3万円が生む収益インパクト
はじめに:導入法人が増え続けています
弊社の営業管理システムについては、これまでもブログでご紹介してきました。
その後、導入法人は着実に増え、現在は6法人の介護施設で導入・支援中です。さらに新たに3法人(2法人は導入決定・1法人が検討中)の導入が予定されています。
対応エリアも、当初の大阪・奈良・兵庫・京都・滋賀から全国へと広がりました。
なぜこれほど問い合わせが増えているのか。理由は明確です。
多くの施設が「スプレッドシートやExcelでの営業管理」に限界を感じているからです。
本記事では、最新の実績データとともに、営業管理の重要性を改めてお伝えします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 その低稼働、「営業を管理できていないこと」が原因です
「問い合わせはあるのに、なぜか埋まらない」
「営業しているのに稼働率が上がらない」
多くの介護施設の経営者・管理者が抱えるこの悩み。
原因は「営業力」ではありません。「営業を管理する仕組み」がないことです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 営業しても稼働率が上がらない4つの理由
弊社が数多くの介護施設を支援するなかで見えてきた、共通の課題があります。
▶ 理由① スプレッドシート管理・Excel管理の限界
これが最も多いパターンです。
最初は問題ありません。案件が数件なら、シートで十分管理できます。
しかし件数が増えていくと、こうなります。
「この入居は、どの営業活動から生まれたのか?」——判別が不可能になります。
営業訪問の記録シート、問い合わせの管理シート、見学の記録、契約の一覧。これらが別々に存在し、案件同士が紐づかない。結果として、どの営業が成果につながったのかが誰にもわからなくなります。
分析できないデータは、ただの記録です。改善には使えません。
▶ 理由② 営業がブラックボックス化している
報告が口頭・記憶頼みで、誰が・どこに・何を話したかが残らない。営業が属人化し、担当者が代わると築いた関係もゼロに戻ります。
「あの居宅には最近行ったっけ?」——この会話が出る時点で、管理はできていません。
▶ 理由③ 追客漏れ・対応遅れが起きている
問い合わせや見学後のフォローが管理されず、気づいたときには他施設に決まっている。
「忘れていた」だけで失注が発生する。これほどもったいない機会損失はありません。
▶ 理由④ 数字が見えていない
営業件数・転換率・ボトルネックが不明。「頑張っているのに埋まらない」原因を特定できず、改善が打てない。
原因がわからなければ、対策も打てません。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 感覚と根性論の営業から、根拠ある営業へ
ここではっきり申し上げます。
スプレッドシートやExcelでの感覚的な管理、そして根性論での管理は、もうやめましょう。
「とにかく件数を回れ」
「もっと足を使え」
「気合いで埋めろ」
こうした指示で、一時的に数字が動くことはあります。しかし続きません。そして、なぜ良かったのか・なぜ悪かったのかが誰にもわからないため、再現性がありません。
必要なのは、数字という根拠に基づいて行動を設計し、改善を回し続ける仕組みです。
営業を「勘と経験」から「データの科学」へ。
これが弊社の営業管理システムの思想です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 Ne-worth独自開発の営業管理システム
▶ 営業から入居まで、すべてを一元管理
「営業訪問 → 問い合わせ → 見学 → 契約・入居」の流れを1つのシステムで可視化します。登録したデータはリアルタイムでダッシュボードに反映されます。
PC・タブレット・スマホ対応。外出先からも入力・確認できます。
▶ 主な4つの機能
▶ ダッシュボード:要対応アラート・活動履歴・週次/月次分析を一画面で把握
▶ 顧客管理:紹介元となる病院・居宅・事業所の情報を一元管理
▶ 営業活動:訪問記録をその場で登録。コピー機能で入力は数十秒
▶ 案件管理:問い合わせ単位で案件化し、契約・入居まで追跡
スプレッドシートと決定的に違うのは、「営業活動」と「案件」が紐づくことです。どの訪問がどの入居につながったのかが、自動的に追跡されます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 機能①:営業ファネルの完全可視化
営業活動から契約入居までの各段階を数値化し、どの段階で止まっているかを即座に特定できます。
【営業ファネルの例(月次実績)】
▶ 営業活動:1,000件
▶ 問い合わせ:240件(営業→問い合わせ 転換率 24%)
▶ 見学申込:139件(問い合わせ→見学 転換率 58%)
▶ 契約入居:84件(見学→契約入居 転換率 60%)
各フェーズの転換率が見えることで、ボトルネックに対して改善を即実行できます。
▶ 問い合わせが少ない → 施設のウリが弱い・営業の質に課題
▶ 見学につながらない → 電話対応・情報提供に課題
▶ 契約につながらない → 見学対応・クロージングに課題
課題の所在が数字で見えれば、対策は自ずと決まります。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 機能②:要対応アラートで「失注」を防ぐ
フォローが必要な案件をシステムが自動検知し、失注リスクを最小化します。
▶ 追客アラート(3日)
未対応の案件が3日滞留すると自動でアラート通知。「忘れていた」による失注をシステムが防ぎます。問い合わせ・見学・契約の各段階が対象です。
▶ 退院期限アラート(7日)
退院期限の7日前から自動通知。病院案件で最も重要な「退院タイミング」を逃さず、受け入れにつなげます。
老健の場合、申し込みの7〜8割は病院からです。退院日という絶対的な期限がある以上、このアラートは稼働率に直結します。
対応漏れゼロ × 最適なタイミングの追客を実現します。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 機能③:案件フェーズの色分け&追客履歴
案件を4つのフェーズで色分けし、対応が必要な案件を即座に発見できます。
▶ ①問い合わせ:新規の問い合わせが登録された段階
▶ ②見学・申込:見学や申し込みが進んでいる段階
▶ ③契約・入居:契約・入居が完了した段階
▶ ④進展なし:一定期間進展がない要注意案件
この「進展なし」の可視化が重要です。スプレッドシートでは、放置された案件は静かに埋もれていきます。色分けされていれば、一目で気づけます。
▶ 追客履歴タイムライン
✅ 電話・メール・訪問・面談などの追客対応を時系列で記録
✅ 案件詳細画面に固定表示され、担当交代時も経緯が一目瞭然
✅ 資料・写真などのファイル添付にも対応(PDF/画像/Office)
属人化を防ぐ最大の武器がこれです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 機能④:目標から「逆算」できる営業設計
このシステムの真価がここにあります。
システムに蓄積された自施設の転換率を使えば、目標達成に必要な営業量を数字で導けます。
【逆算の例】
▶ STEP1:目標 8入居/月
▶ STEP2:必要な見学 14件/月(÷ 見学→契約 61.5%)
▶ STEP3:必要な問合せ 24件/月(÷ 問合→見学 59.1%)
▶ STEP4:必要な営業 103件/月(÷ 営業→問合 23.4%)
追うべき数字は「営業103件/月」ただ1つです。
目標達成までの道筋が明確になり、日々の営業活動量を管理するだけで入居目標に到達できます。
「頑張れ」ではなく「今月あと◯件回れば目標に届く」と言える。これが根拠ある営業です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 導入前後の比較——全フェーズ平均で増加率100%超え
実際の導入施設における、導入3ヵ月後(令和8年3月)の実績です。
▶ 問い合わせ:11件/月 → 20件/月(増加率81.8%)
▶ 見学:5件/月 → 11件/月(増加率120%)
▶ 契約・入居:3件/月 → 6件/月(増加率100%)
数値管理の徹底により、全フェーズ平均で増加率100%超えの成果を実現しました。
※ツール導入前の12月実績と、導入3ヵ月後の実績を比較しています。
わずか3ヵ月です。新しい営業手法を導入したわけでも、人員を増やしたわけでもありません。管理の仕組みを変えただけで、この差が生まれます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 シンプルな運用で、現場に定着する
どれだけ優れたツールでも、現場に定着しなければ意味がありません。
▶ 営業担当の入力(3ステップ)
▶ ①顧客(紹介元)を登録
▶ ②営業活動を記録
▶ ③ダッシュボードで状況確認
コピー機能で2回目以降の入力は数十秒。現場の負担を最小化しています。
▶ 事業所担当の入力(3ステップ)
▶ ①問い合わせを登録(案件化)
▶ ②見学・契約を記録
▶ ③追客履歴を管理
双方の入力がリアルタイムで同じダッシュボードに反映されます。
営業担当と事業所担当が別々のシートを管理する——この分断がなくなることが、スプレッドシートとの最大の違いです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 画一的なフォームは提供しません——1事業所ごとのオリジナル設計
ここが、他社のパッケージ型システムと決定的に異なる点です。
弊社の営業管理システムは、事業所様の規模やサービス種別に合わせてカスタマイズできます。
介護施設と一口に言っても、老健・特養・住宅型有料・グループホーム・デイサービス・訪問介護では、営業のプロセスも管理すべき項目もまったく異なります。
▶ 老健なら「退院期限」「在宅復帰の見込み」が重要
▶ 住宅型有料なら「入居時費用」「居室タイプ」の管理が必要
▶ デイなら「曜日ごとの空き枠」「送迎エリア」が鍵になる
▶ 訪問介護なら「対応可能な時間帯」「サービス内容」が判断材料
これらを一つの画一的なフォームで管理しようとすると、必ず「使わない項目」と「足りない項目」が生まれます。
汎用ツールが現場に定着しない最大の理由がこれです。
▶ 専属SEが、その事業所だけのフォームを設計します
弊社では、専属のシステムエンジニアが導入前にヒアリングを行い、その事業所専用のフォームを構築します。
✅ 事業所の規模に応じた項目設計
✅ サービス種別ごとに必要な管理項目を反映
✅ 既存の業務フローに合わせた入力導線
✅ 導入後の運用状況を見ながらの調整も可能
「既存のシステムに現場を合わせる」のではなく、「現場に合わせてシステムをつくる」。
これが弊社のスタンスです。だからこそ、現場に定着し、数字が動きます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
💰 導入費用・月額費用
▶ 導入費用(初期・1回のみ):100,000円
システム構築・営業先リスト作成・アカウント発行 等
▶ 月額費用:30,000円(税抜)
風土化までのサポート・定期メンテナンス・メール/LINE/Chatwork等のご相談
🔴 月額3万円の投資で、月・約100万円のインパクト
入居1名の増加だけで、月額費用を大きく上回るリターンが見込めます。
これが投資額の約33倍という数字の根拠です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
🔴 導入実績
現在、以下の法人様をはじめ6法人の介護施設で導入・支援中です。
▶ 医療法人やわらぎ会(奈良)
▶ 株式会社ハートコーポレーション(大阪)
▶ 株式会社ひかり(大阪)
▶ サニーウェルネス株式会社(大阪)
▶ 社会福祉法人 博乃会(大阪)
▶ 株式会社ひまわりの会(奈良)
さらに新たに3法人様(2法人様で導入決定・1法人様が検討中)の導入が予定されています。
導入・検討いただく法人は着実に増えています。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
まとめ:感覚での管理を、今日でやめませんか
介護施設の経営環境は厳しさを増しています。老健の30.5%、特養従来型の44.6%が赤字。介護事業者の倒産は2年連続で過去最多。
そのなかで稼働率を上げるために必要なのは、精神論ではありません。
✅ スプレッドシート・Excel管理は件数が増えると必ず限界が来る
✅ 営業と案件が紐づかなければ、成果の要因は永遠にわからない
✅ 各フェーズの転換率が見えれば、打つべき手は自ずと決まる
✅ 目標から逆算すれば、追うべき数字は1つに絞れる
✅ 画一的なフォームではなく、専属SEが事業所ごとに設計する
✅ 導入3ヵ月で全フェーズ平均 増加率100%超えの実績あり
「勘と経験」から「データの科学」へ。
月額3万円で、根拠ある営業体制が手に入ります。
数字が見える営業で、ともに稼働率を高めましょう。
まずはデモ画面をご覧ください。お気軽にご相談ください。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
無料相談・デモのお申し込み
株式会社Ne-worth(ニューワース)
代表取締役 森中 洋(もりなか よう)
社会福祉士 / 老健・特養・地域密着型特養にて支援相談員・企画広報部長・事務長を歴任後、独立。現在15法人のコンサル・顧問に従事。
対応施設種別:介護老人保健施設・特養・住宅型有料老人ホーム・グループホーム・サービス付き高齢者向け住宅・訪問介護・訪問看護・障がい事業(共同生活援助・就労継続支援B型)
📧 メール:morinakayou0028@gmail.com
📞 TEL:080-3818-4194(受付:月〜金 9時〜18時)
🌐 HP:revenue-increase.jp
🌐 無料相談:24時間受付中
🗾 営業管理システムの対応エリア:全国





